De nombreuses ASBL sont actuellement en pleine préparation de leur assemblée générale ordinaire. C’est l’occasion de rappeler vos principales obligations légales.
Un délai légal à respecter Le Code des sociétés et des associations (CSA) impose la tenue de l’assemblée générale ordinaire dans les six mois suivant la date de clôture de l’exercice comptable. Pour les ASBL dont l’exercice se clôture au 31 décembre, l’AG doit donc impérativement se tenir avant le 30 juin.
Les compétences obligatoires de l’AG L’assemblée générale doit notamment se prononcer sur :
- L’approbation des comptes annuels de l’exercice écoulé
- L’approbation du budget pour l’exercice suivant
- La décharge accordée aux administrateurs
- Le cas échéant, la nomination ou le renouvellement des mandats des administrateurs
Les formalités de convocation
- La convocation doit être envoyée à tous les membres au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée, sauf disposition statutaire plus stricte
- Elle doit mentionner l’ordre du jour de manière précise, tout point absent de l’ordre du jour ne peut en principe faire l’objet d’un vote.
- Les modalités de convocation (courrier, e-mail, etc.) doivent être conformes aux statuts de l’association
Ordre du jour et point divers
Il est possible de faire figurer un point « divers » à l’ordre du jour, mais cet intitulé ne peut couvrir que des décisions secondaires ou des mesures d’exécution. Toute question importante devant faire l’objet d’un débat doit impérativement être mentionnée explicitement dans l’ordre du jour. Par ailleurs, une clause statutaire ne saurait, selon nous, valablement autoriser qu’une décision soit prise sur un point qui n’y figurerait pas.
Quorum et majorités
En l’absence de disposition statutaire spécifique, l’AG délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. De même, faute de disposition contraire dans vos statuts, les décisions sont prises à la majorité absolue des voix. Font exception à ce principe les décisions portant sur une modification des statuts, du but ou de l’objet social par exemple, pour lesquelles le CSA impose des conditions de quorum et de majorité renforcées.
Documents à mettre à disposition
Dans un souci de bonne gouvernance, l’ensemble des documents utiles, comptes annuels, rapport de gestion, rapport d’activités et, le cas échéant, rapport du commissaire, doivent être transmis aux membres en même temps que la convocation, de manière à leur laisser le temps nécessaire pour en prendre connaissance avant la tenue de l’assemblée.
Dépôt des comptes et publicité des décisions
Selon leur taille, les ASBL sont soumises à des obligations de dépôt différentes : les petites ASBL déposent leurs comptes auprès du greffe du tribunal de l’entreprise, tandis que les grandes ASBL s’acquittent de cette obligation auprès de la Banque nationale de Belgique. Dans les deux cas, ce dépôt doit intervenir dans un délai de 30 jours suivant l’approbation des comptes par l’AG.
Ce même délai de 30 jours s’applique plus largement à toute décision nécessitant une publication, telle qu’une nomination, une démission d’administrateur, ou toute autre modification devant être portée à la connaissance des tiers.
Notre conseil
Profitez-en pour un check-up de vos informations officielles. En effet, c’est l’occasion idéale de vérifier que toutes vos informations sont bien à jour auprès du Moniteur belge, de la de la BCE ainsi qu’au registre UBO.
Et pour aller encore plus loin, ne manquez pas :
- Notre webinaire du 23 avril, « Après l’AG ? Formalités MB, BCE & UBO, publiez vite et bien !« , pratico-pratique qui revient sur les modalités de publication (Lien ICI)